Einmal aufgenommen, global nutzbar: Wie 2.000 Mitarbeitende 12.000 SAP-Dokumentationen schufen – und jetzt per KI-Assistent abfragen

Prozessdokumentation hat in vielen Unternehmen ein stilles Problem: Sie entsteht mit großem Aufwand, veraltet schnell und wird am Ende von kaum jemandem gelesen. Sie liegt in Laufwerken, Wikis und PowerPoint-Archiven, also vorhanden, aber im Alltag selten dort verfügbar, wo Mitarbeitende genau jetzt eine Antwort brauchen.

In einem aktuellen Projekt mit einem international tätigen Handelskonzern haben wir gezeigt, dass es auch anders geht. Aus einer einzigen Aufnahmephase entstand eine Wissensbasis von rund 12.000 Dokumentationen – erstellt unter Beteiligung von 2.000 Mitarbeitenden über viele Sprachen und mehrere Zeitzonen hinweg. Und wichtiger: Dieses Wissen wird nicht archiviert, sondern direkt abfragbar.

Die Ausgangslage: Prozesswissen ist verteilt, nicht zentral

Wer SAP-Prozesse in einem globalen Konzern dokumentieren will, steht vor einem grundsätzlichen Dilemma. Das relevante Wissen sitzt nicht bei einer zentralen Stelle, sondern verteilt in den Köpfen der Menschen, die die Prozesse täglich ausführen – in unterschiedlichen Ländern, Sprachen und Arbeitskontexten. Klassische Dokumentationsprojekte versuchen, dieses Wissen über Interviews und Workshops einzusammeln. Das ist langsam, teuer und liefert am Ende oft eine geglättete Theorie statt der gelebten Praxis.

Die zentrale Frage war daher nicht „Wie schreiben wir die Dokumentation?", sondern „Wie erfassen wir das echte Prozesswissen dort, wo es entsteht, ohne tausende Menschen an einen sehr, sehr langen Tisch zu holen?"

Der Ansatz: Die Anwender werden zur Wissensquelle

Statt das Wissen über Dritte zu rekonstruieren, haben wir die Mitarbeitenden selbst zur Quelle gemacht. Mit ProcessBridge nahmen die Anwender ihre Prozesse direkt auf, in ihrer jeweiligen Arbeitssprache. Die Aufnahmen erfolgten in Deutsch, Englisch, Norwegisch, Französisch, Spanisch und Chinesisch, also genau so, wie die Prozesse real ablaufen.

Das hat zwei Effekte, die in einem globalen Rollout entscheidend sind. Erstens sinkt die Hürde drastisch: Eine Aufnahme zu starten ist für die Anwender ungleich einfacher, als ein Dokumentationsformular auszufüllen oder für ein Interview zur Verfügung zu stehen, ohne Sprachhürde. Zweitens erfasst die Aufnahme den tatsächlichen Ablauf inklusive aller Varianten – nicht eine idealisierte Version davon.

Aus diesen Aufnahmen generierte ProcessBridge anschließend automatisch die Dokumentation. Obwohl in sechs Sprachen aufgenommen wurde, wurden die rund 12.000 Dokumente einheitlich in Englisch ausgeliefert. Damit entstand aus einer sprachlich heterogenen Realität eine konsistente, konzernweit nutzbare Wissensbasis – ohne manuelle Übersetzungsschleifen.

Vom Nebenprodukt zur Testgrundlage: Unterstützung im UAT

Eine vollständige, aus der Praxis erfasste Prozessdokumentation ist mehr als ein Nachschlagewerk. Sie ist die natürliche Grundlage für das User Acceptance Testing (UAT) – die Phase, in der die Fachanwender prüfen, ob das System die realen Anforderungen erfüllt, bevor es produktiv geht.

Weil jede Aufnahme nicht nur Dokumentation, sondern auch strukturierte Testfälle mit erwarteten Ergebnissen liefert, konnten wir den UAT auf einer belastbaren, aus dem echten Prozessablauf abgeleiteten Basis unterstützen. Statt Testfälle separat zu konzipieren, ergaben sie sich aus demselben Aufnahmeschritt, der auch die Dokumentation erzeugte. Das ist der Kern des ProcessBridge-Prinzips: einmal aufnehmen, mehrfach verwerten.

Der nächste Schritt: Wissen, das man fragen kann

Eine Wissensbasis aus 12.000 Dokumenten ist beeindruckend – und wertlos, weil niemand die eine relevante Seite zum richtigen Zeitpunkt findet. Genau hier setzt der Schritt an, an dem wir aktuell arbeiten und der sich bereits im Pilotbetrieb mit Anwendern befindet.

Über einen MCP-Server (Model Context Protocol) machen wir die gesamte Dokumentation direkt aus den KI-Werkzeugen abfragbar, die die Mitarbeitenden ohnehin nutzen – etwa Microsoft Copilot oder Claude. Statt sich durch Archive zu klicken, stellen die Anwender eine Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine Antwort, die aus dem verifizierten Prozesswissen stammt und eine Referenz auf die Prozessdokumentation enthält.

Der entscheidende Unterschied zu einem generischen KI-Assistenten liegt in der Verankerung: Die Antworten basieren nicht auf dem allgemeinen Trainingswissen eines Sprachmodells, sondern werden in den realen, aufgenommenen Prozessen des Unternehmens geerdet. Das reduziert das Risiko von Halluzinationen genau dort, wo Korrektheit zählt – bei konkreten SAP-Prozessen und Transaktionen.

Was Entscheider daraus mitnehmen

Hinter diesem Projekt steht ein Muster, das sich auf viele Transformations- und Rollout-Vorhaben übertragen lässt. Ein einmaliger Aufnahmeschritt erzeugt parallel Dokumentation, Testfälle und – über MCP – einen abfragbaren Wissensassistenten. Das verkürzt die Time-to-Value erheblich und entkoppelt die Dokumentationsqualität von der Verfügbarkeit einzelner Experten.

Genauso wichtig ist der Effekt auf die Nachhaltigkeit des Wissens. Erfahrungswissen, das sonst beim Ausscheiden von Mitarbeitenden verloren geht, bleibt erhalten und bleibt nutzbar. Aus einer Dokumentation, die niemand liest, wird Wissen, das jederzeit beantwortet, was gebraucht wird.

Genau das meinen wir mit dem Leitgedanken von ProcessBridge: Record Once, Automate (almost) Everything.