Situation Handling: Die SAP-Funktion, die viele schon haben

Ein Kundenauftrag wird storniert, die zugehörige Bestellung beim Lieferanten aber nicht. Die Ware kommt trotzdem, und es baut sich Bestand für etwas auf, das niemand mehr bestellt hat. Einen Fehler hat dabei niemand gemacht, es hat nur niemand bemerkt.

Solche Fälle liegen in vielen SAP-Systemen. Ein Rahmenkontrakt wird aufgebraucht, bevor jemand nachverhandelt. Bei einer gesperrten Rechnung verstreicht die Skontofrist. Eine Faktura ist erzeugt, aber nie ins Rechnungswesen gebucht, mit direkter Wirkung auf Umsatzausweis und Außenstandsdauer.

Die Daten dazu sind vollständig vorhanden. Sichtbar werden sie erst, wenn jemand gezielt danach sucht, meist über Listen und Reports, die regelmäßig jemand durchsieht. Das kostet Zeit, bindet Aufmerksamkeit, und trotzdem rutscht etwas durch.

Besser zu suchen hilft dabei nur begrenzt. Naheliegender ist, das System selbst melden zu lassen, sobald etwas relevant wird. Aber wer erfährt dann davon? Und was kostet es, das einzurichten?

Situation Handling ist eine Funktion in SAP S/4HANA und SAP Cloud ERP, die genau hier ansetzt. Das System prüft selbst, ob ein definierter Sachverhalt vorliegt, ermittelt die zuständige Stelle und stellt ihr die Information samt Sprung in die passende App zu. Die Information kommt damit zur zuständigen Person, statt dass die Person sie sucht.

Jeder Anwendungsfall beantwortet drei Fragen. Was wird überwacht: ein Zustand in den Geschäftsdaten, eine Kennzahl über einem Schwellwert, ein Termin, der näher rückt, ein fehlender Folgebeleg. Wann wird geprüft: sofort im Moment des Geschäftsereignisses oder regelmäßig im Hintergrund. Und wer wird benachrichtigt: ein zuständiges Team oder eine namentlich aus dem Beleg ermittelte Person.

Dabei geht es nicht nur um Probleme. Auch eine Chance kann eine Situation sein, etwa wenn ein günstigerer Kontrakt als Bezugsquelle verfügbar wird.

Ein Einwand kommt fast immer zuerst: die Lizenzfrage. Sie trifft nicht zu. Situation Handling gehört zum Lieferumfang von SAP S/4HANA, SAP Cloud ERP Private und SAP Cloud ERP. Für die Kernfunktion fällt keine gesonderte Lizenz an.

Eine Einführung bedeutet für viele Unternehmen deshalb nicht, etwas anzuschaffen. Sie bedeutet, etwas zu aktivieren, das bereits im System liegt und bisher nur nicht genutzt wurde. Der überwiegende Teil der Arbeit ist Konfiguration, nicht Entwicklung.

Hinzu kommt, dass SAP eine erhebliche Zahl fertiger Anwendungsfälle mitliefert, quer über Einkauf, Vertrieb, Finanzwesen und Logistik. Wer wissen will, was im eigenen System schon bereitliegt, muss dafür nichts installieren.

Gesondert zu bewerten sind die KI-gestützten Zusatzfunktionen, die SAP inzwischen um die Funktion herum aufbaut. Sie sind nicht Teil der Kernfunktion.

In der Praxis wird Situation Handling häufig mit dem Flexible Workflow verwechselt. Das Unterscheidungskriterium ist nicht die Technik, sondern die Art der erwarteten Reaktion.

Ein Workflow verlangt eine feste Entscheidung: genehmigen oder ablehnen. Eine Situation informiert über einen Sachverhalt und überlässt es dem Fachexperten, welche Maßnahme angemessen ist. Wer eine Freigabe braucht, baut einen Workflow. Wer jemanden auf etwas aufmerksam machen will, ohne den Weg vorzuschreiben, richtet eine Situation ein.

Beide Techniken schließen sich nicht aus. Sie greifen auf dieselbe Empfängerermittlung zu, also auf dieselbe Logik zur Bestimmung der zuständigen Stelle. Wie flexible Workflows in SAP S/4HANA aufgebaut sind, beschreibt dieser Beitrag: https://www.ososoft.de/blog/flexible-workflows-mit-s4hana

Von zwei weiteren Techniken ist Situation Handling ebenfalls zu trennen. KPI-Benachrichtigungen informieren über das Erreichen eines Kennzahl-Schwellwerts; die Reaktion darauf ist meist eine Auswertung und keine Aktion an einem einzelnen Beleg. Die Ausgabesteuerung versendet Geschäftsdokumente an Externe, per Druck, E-Mail oder EDI. Scheitert dieser Versand, ist das wiederum eine Situation.